1. Nou llibre
Per crear un nou Llibre d'ordres electrònic només us heu de descarregar l'APP LOE i registrar-vos:
Després del registre, rebreu un correu amb un enllaç, mitjançant el qual heu d'activar el vostre compte.
Heu de saber que, posteriorment, podeu modificar qualsevol de les vostres dades.
1.1 Passos per crear un nou projecte (llibre nou)
1. Seleccioneu "Projecte Nou".
2. Trieu el vostre rol dins del projecte.
3. Creeu un nom per la projecte.
Assigneu un nom descriptiu i fàcil d'associació al projecte, perquè el pugueu localitzar fàcilment.
4. Diligències d'habilitació.
5. Escriviu el tipus d'obra.
6. Geolocalitzeu l'obra.
S'obrirà una finestra nova a través de la qual podreu seleccionar una localització del projecte. Per defecte, mostra la vostra situació, podeu buscar l'adreça de l'obra o mantenir polsada la situació al mapa per geolocalitzar manualment.
7. Seleccioneu les dates d'inici i fi de l'obra.
Tingueu en compte que es poden modificar més tard.
Després d'aquests passos tan senzills ja teniu creat el vostre Llibre d'ordres electrònic. Ja podeu començar a incloure-hi els diferents agents, generar el document d'inici d'obra, començar a utilitzar els documents d'ordres, actes i/o informes, enviar esborranys d'actes, etc. A continuació us mostrem com:
2. Agents
Anomenem Agents a cada un dels intervinents del projecte, independentment si són persones o empreses, i de la funció que exerceixin dins del projecte.
2.1 Tipus d’agents
Dins de l’aplicació disposeu de 7 tipus fixos d’agents i un tipus “altres” per poder generar tipus personalitzats.
Els permisos d’aquests agents per tipus es poden consultar a la taula següent.
(*) Aquests permisos només s’apliquen en el cas que el DO/DEO hagi enviat una invitació al projecte.
2.2 Persona / Empresa
Quan creeu un AGENT podeu triar si l’incloeu com a persona (física) o com a empresa.
- Si trieu “persona”, podeu introduir les dades d’una sola persona (autònoms, professionals...).
- Si trieu “empresa”, podeu introduir més d’un representant d’aquesta.
2.3 Crear nous agents
Per crear un agent nou només heu de seguir els senzills passos següents:
-
Un cop dintre del projecte, seleccioneu “agents”; us apareixerà una llista amb els agents per defecte.
-
Clicant “+”, podreu afegir un agent nou del tipus seleccionat.
-
S’obrirà una pantalla nova, seleccioneu “persona” o “empresa” i introduïu les dades.
-
Si heu triat “empresa”, podeu afegir uns quants representants d’aquesta.
-
Podeu incloure les dades dels agents directament a la llista de contactes des de la vostra agenda. (Aquesta opció apareix als “tres punts” del menú superior dret.)
AJUDA LOE
2.4 Accés d’agents
Una vegada creat l’agent, se li envia un correu electrònic a l’adreça assignada, amb un codi d’accés.
A través d’aquest codi, l’agent pot accedir al projecte. Només heu d’introduir aquest codi a “accés agents” i podreu consultar tots els detalls del projecte, així com redactar documents, sempre que tingueu permisos per fer-ho.
Si l’agent obre l’enllaç rebut al correu des del seu dispositiu mòbil, s’introdueix automàticament el seu codi a l’aplicació.
3. Documents
Dins de l’APP LOE hi ha 5 tipus de documents, dividits en:
- Ordres, actes i informes, que podeu utilitzar tantes vegades com calgui.
- Document d’inici d’obra i document de fi d’obra. Només se’n pot generar un per projecte.
3.1 Ordres
Dins de la llista d’ordres, trobareu els diferents documents ordenats per estats (cal anar a estats dels documents).
En aquesta llista apareixen els documents amb les dates i creadors respectius. Els podeu consultar, modificar i/o reenviar, segons els vostres permisos dins del projecte.
Cada ordre està composta de diferents seccions, alhora que cada secció es compon de:
-
Imatge. Podeu fer una instantània o triar una imatge de la vostra galeria.
-
Títol de la secció. Obligatori.
-
Descripció. Obligatòria.
-
Peu de secció. Perfecte per resumir la secció o remarcar l’acció a realitzar.
3.2 Actes
Dintre de la llista d’actes trobareu els diferents documents ordenats per estats (anar a estats dels documents).
En aquesta llista apareixen els documents amb les dates i creadors respectius. Els podeu consultar, modificar i/o reenviar segons els vostres permisos dintre del projecte.
Cada acta està composta de diferents seccions, alhora que cada secció es compon de:
-
Imatge. Podeu fer una instantània o triar una imatge de la vostra galeria.
-
Títol de la secció. Obligatori.
-
Descripció. Obligatòria.
-
Peu de secció. Perfecte per resumir la secció o remarcar l’acció a realitzar.
3.3 Informes
Dintre de la llista apareixen d’informes trobareu els diferents documents ordenats per estats (anar a estats dels documents).
En aquesta llista apareixen els documents amb les dates i creadors respectius. Els podeu consultar, modificar i/o reenviar segons els vostres permisos dintre del projecte.
Cada informe està compost de diferents seccions, alhora que cada secció es compon de:
-
Imatge. Podeu fer una instantània o triar una imatge de la vostra galeria.
-
Títol de la secció. Obligatori.
Descripció. Obligatòria.
Peu de secció. Perfecte per resumir la secció o remarcar l’acció a realitzar.
3.4 Documents d’inici i fi d’obra
Podeu generar els documents d’inici i fi d’obra, signar-los i enviar-lo a qui sigui necessari.
Aquests documents reuneixen les dades necessàries, per la qual cosa no cal emplenar-lo manualment. Podeu tancar un esborrany previ i enviar-lo. Un cop tanqueu finalment el document, el podeu enviar i/o reenviar.
3.5 Estats dels documents
Els vostres documents es mostren ordenats per l’estat en què es troben.
Cal tenir en compte:
- Un esborrany obert pot passar a esborrany tancat o directament al procés de signatura.
- Un esborrany tancat es pot reobrir i tornarà a ser esborrany obert.
4. Signatures i tramesa
Dins de cada document ens trobem unes quantes opcions, entre les quals la més important és signar.
4.1 Tipus de signatura
L’APP LOE permet seleccionar entre dos tipus de signatura: la presencial i la que es duu a terme via correu electrònic.
En tots dos casos aquestes signatures compleixen les màximes garanties legals i de seguretat.
Signatura per correu electrònic
- S’envia a cada signant individualment:
En seleccionar aquesta via de signatura, cada signant rep un correu amb tota la informació necessària i un enllaç en el qual podrà realitzar la seva signatura corresponent. És molt important que les adreces de correu siguin les correctes, ja que aquesta modalitat de signatura s’envia per correu als signants seleccionats mitjançant el qual podran signar. Si l’adreça és incorrecta, no es podrà fer la signatura.
- Seguiment de l’estat de la signatura:
En tot moment el creador del document disposa d’una llista de signants i pot comprovar l’estat de les signatures, així com enviar un recordatori a qualsevol signant o bé cancel•lar el document.
- En completar totes les signatures, s’envia el document final a cada un dels signants.
Signatura presencial
- Tots els signants fan la signatura en el mateix dispositiu al moment.
- En completar totes les signatures, s’envia el document final a cada un dels signants.
4.2 Selecció de signants
Podeu seleccionar els signants del document de la llista d’agents del projecte clicant el botó “+” a la pantalla de signatura. També els podeu eliminar de la llista lliscant el signant cap a l’esquerra.
Per defecte, sempre apareix l’autor del document com a signant i no es pot eliminar.
En el cas de les ordres, per defecte apareixen com a signants DO, DEO i constructor (sempre que estiguin donats d’alta com a agents del projecte).
Assegureu-vos que heu seleccionat els signants correctes abans de clicar “signar”.
4.3 Procés de signatura
Un cop seleccionats el tipus de signatura i signants, ja es pot signar. Tingueu en compte que, després de prémer “signar”, el document es tancarà de manera definitiva i no podreu canviar els signants ni modificar el document.
Segons el tipus de signatura, el procés és lleugerament diferent.
Signatura presencial: en el moment del tancament i començament de la signatura, tots els signants la duen a terme en el mateix dispositiu amb el qual s'ha tancat i en el mateix moment.
Signatura per correu electrònic: en el moment del tancament s’enviarà un correu al primer signant de la llista; quan aquest signi, s'enviarà un document al signant següent i així successivament fins que signin tots els involucrats.
Una vegada realitzades totes les signatures, s'envia a tots els agents signants el document completament signat.
4.4 Estats de signatura
En tot moment podeu consultar l'estat de la signatura del vostre document. Segons la situació d’aquesta es distingeixen diversos estats:
Dins de cada document propi en procés de signatura trobareu una llista amb l'estat de cada signatura.
Només heu de prémer sobre "signatura en procés" o anar a “opcions” del document i seleccionar “veure signants”.
Això us pot ser realment útil en la signatura per correu, ja que fins i tot podeu enviar un correu recordant al signant que encara no ha realitzat la seva signatura.
4.5 Trameses
En acabar cada procés de signatura, s'envia el document a tots els signants.
Però podeu reexpedir aquest document a qui desitgeu a través de l’aplicació. Només heu de:
-
Seleccionar el document a reexpedir, entrar a “opcions” i seleccionar “enviaments”.
-
L’aplicació us portarà a una llista on podeu veure les reexpedicions anteriors.
-
Premeu “+” per crear una nova reexpedició. Aquí només heu d'afegir destinataris, que poden externs "@" o ser agents ja adscrits al projecte “+”.
Col·legi d’Enginyers Graduats i Enginyers Tècnics Industrials de Barcelona
Consell de Cent, 365 - 08009 Barcelona
Tel: 934 96 14 20 - Fax: 932 15 20 81 - ebcn@ebcn.cat
© Col·legi d’Enginyers Graduats i Enginyers Tècnics Industrials de Barcelona
Tots els drets reservats - Avís Legal - Accessibilitat - Cookies
