1. Nuevo Libro
Para crear un nuevo Libro de Órdenes Electrónico tan solo tiene que descargarse la APP LOE y registrarse:
Tras el registro recibirá un correo con un enlace. Mediante este debe activar su cuenta.
Sepa que puede modificar cualquiera de sus datos posteriormente.
1.1 Pasos para crear un nuevo proyecto (Nuevo Libro )
1. Seleccione "Proyecto Nuevo"
2. Elija su rol dentro del proyecto.
3. Cree un nombre para el proyecto.
Asigne un nombre descriptivo y fácil de asociar al proyecto, para que pueda localizarlo fácilmente.
4. Diligencias de habilitación
5. Escriba el Tipo de obra
6. Geolocalice la obra
Se abrirá una nueva ventana a través de la cual podrá seleccionar una localización del proyecto. Por defecto muestra su situación, puede buscar la dirección de la obra o mantener pulsado la situación en el mapa para geolocalizar manualmente.
7. Seleccione las fechas de inicio y fin de obra.
Tenga en cuenta que puede modificarlas más tarde.
Tras estos sencillos pasos ya tiene creado su Libro de Órdenes Electrónico. Ya puede empezar a incluir a los distintos agentes, generar el documento de inicio de obra, comenzar a utilizar los documentos de órdenes, actas y/o informes, enviar borradores de actas,... etc. A continuación le mostramos cómo.
2. Agentes
Llamamos Agentes a cada uno de los intervinientes del proyecto independientemente de si son Personas o Empresas y de la función que desempeñen dentro del proyecto.
2.1 Tipos de Agentes
Dentro de la app dispone de 7 tipos fijos de agentes y un tipo Otros para poder generar tipos personalizados.
Los permisos de estos agente por tipo se pueden consultar en la siguiente tabla.
(*) Estos permisos sólo se aplican en el caso de que el DO/DEO haya enviado una invitación al proyecto.
2.2 Persona / Empresa
Cuando crea un AGENTE puede elegir si lo incluye Persona (Física) o como Empresa.
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Si elige Persona podrá introducir los datos de una sola persona. (Autónomos, profesionales)
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Si elige Empresa podrá añadir a varios representantes de la misma.
2.3 Crear nuevos agentes
Para crear un nuevo agente solo tiene que seguir estos sencillos pasos.:
-
Una vez dentro del proyecto, seleccione AGENTES, le aparecerá una lista con los agentes por defecto.
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Pulsando "+" podrá añadir un nuevo agente del tipo seleccionado.
-
Se abrirá una nueva pantalla, seleccione Persona o Empresa e introduzca los datos.
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Si ha elegido Empresa puede añadir varios representantes de la misma.
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Puede incluir los datos de los agentes directamente su lista de Contactos de su Agenda. (Esta opción aparece en los "tres puntitos" del menú superior derecho)
TRUCO LOE
2.4 Acceso Agentes
Una vez creado el Agente, a este se le enviará un email a la dirección asignada con un Código de Acceso.
A través de este código, el agente puede acceder al proyecto. Tan solo tiene que introducir este código en Acceso Agentes y podrá consultar todos los detalles del proyecto así como redactar documentos, siempre que tenga permisos para ello.
Si el agente abre el link recibido en el correo desde su dispositivo móvil se introducirá automáticamente en código en la app.
3. Documentos
Dentro de la app Loe existen 5 tipos de documentos divididos en .:
-
Órdenes, Actas e Informes. Los cuales puede usar cuantas veces necesite.
-
Documento de Inicio de Obra y Documento de Fin de Obra. Solo puede generar uno de cada por proyecto.
3.1 Órdenes
Dentro de la lista de Órdenes encontrará los distintos documentos ordenados por estados (ir a estados de los documentos).
En esta lista aparecen los documentos con sus respectivas fechas y creadores. Puede consultarlos, modificarlos y/o reenviarlos dependiendo de sus permisos dentro del proyecto.
Cada orden está compuesta de distintas secciones, a su vez cada sección se compone de.:
-
Imagen. Puede hacer una instantánea o elegir una imagen de su Galería
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Titulo de la sección. Obligatorio.
-
Descripción. Obligatoria.
-
Pie de sección. Perfecto para resumir la sección o remarcar la acción a realizar.
3.2 Actas
Dentro de la lista de Actas encontrará los distintos documentos ordenados por estados (ir a estados de los documentos).
En esta lista aparecen los documentos con sus respectivas fechas y creadores. Puede consultarlos, modificarlos y/o reenviarlos dependiendo de sus permisos dentro del proyecto.
Cada acta está compuesta de distintas secciones, a su vez cada sección se compone de.:
-
Imagen. Puede hacer una instantánea o elegir una imagen de su Galería
-
Titulo de la sección. Obligatorio.
-
Descripción. Obligatoria.
-
Pie de sección. Perfecto para resumir la sección o remarcar la acción a realizar.
3.3 Informes
Dentro de la lista de Informes encontrará los distintos documentos ordenados por estados (ir a estados de los documentos).
En esta lista aparecen los documentos con sus respectivas fechas y creadores. Puede consultarlos, modificarlos y/o reenviarlos dependiendo de sus permisos dentro del proyecto.
Cada informe está compuesta de distintas secciones, a su vez cada sección se compone de.:
-
Imagen. Puede hacer una instantánea o elegir una imagen de su Galería
-
Titulo de la sección. Obligatorio.
-
Descripción. Obligatoria.
-
Pie de sección. Perfecto para resumir la sección o remarcar la acción a realizar.
3.4 Documentos de Inicio y Fin de Obra
Puede generar los documentos de inicio y fin de obra, firmarlos y enviarlos a quien sea necesario.
Estos documentos reunen los datos necesarios por lo que no tiene porqué rellenarlo manualmente. Puede cerrar un borrador previo y enviarlo. Una vez cierre finalmente el documento puede enviarlo y/o reenviarlo.
3.5 Estados de los documentos
Sus documentos se muestran ordenados por el estado en el que se encuentren.
A tener en cuenta .:
- Un borrador abierto puede pasar a borrador cerrado o directamente al proceso de firma.
- Un borrador cerrado puede reabrirlo y volverá a borrador abierto.
4. Firmas y Envio
Dentro de cada documento nos encontramos varias opciones, entre ellas, las más importante, Firmar.
4.1 Tipo de Firma
La app Loe le permite seleccionar entre dos tipos de firma: Firma Presencial y firma vía Email.
En ambos casos estas firmas cumplen las máximas garantías legales y de seguridad.
Firma vía Email
- Se envía a cada firmante individualmente:
Al seleccionar esta vía de firma cada firmante recibe un correo con toda la información necesaria y un link en el que podrá realizar su correspondiente firma. Es muy importante que las direcciones de email sean las correctas, ya que en esta modalidad de firma se envía un email a los firmantes seleccionados mediante el que podrán firmar. Si el email es incorrecto, no podrán realizar la firma.
- Seguimiento del estado de la firma:
En todo momento el creador del documento dispone de un listado de firmantes y puede comprobar el estado de las firmas, así como enviar un recordatorio a cualquier firmante o bien, cancelar el documento.
- Al completar todas las firmas se envía el documento final a cada uno de los firmantes.
Firma vía Presencial
- Todos los firmantes realizan la firma en un mismo dispositivo en el momento.
- Al completar todas las firmas se envía el documento final a cada uno de los firmantes.
4.2 Selección de firmantes
Puede seleccionar los firmantes del documento de la lista de Agentes del proyecto pulsando el botón "+" en la pantalla de firma. También puede eliminarlos del listado deslizando el firmante hacía la izquierda.
Por defecto, siempre aparecerá el autor del documento como firmante y. no se podrá eliminar.
En el caso de las órdenes, por defecto aparecerán como firmantes DO, DEO y Constructor (siempre y cuando estén dados de alta como agentes en el proyecto).
Asegúrese de que ha seleccionado los firmantes correctos antes de pulsar Firmar.
4.3 Proceso de firma
Una vez seleccionados Tipo de firma y Firmantes ya se puede firmar. Tenga en cuenta que, tras pulsar Firmar el documento se cerrará de manera definitiva y no podrá cambiar los firmantes ni modificar el documento.
Dependiendo del tipo de firma el proceso es ligeramente diferente.
Firma vía Presencial.: En el momento del cierre y comienzo de la firma todos los firmantes la realizan en el mismo dispositivo con el que se ha cerrado y en el mismo momento.
Firma vía Email.: En el momento del cierre se enviará un correo al primer firmante de la lista, cuando este realice su respectiva firma, se enviará un documento al siguiente firmante y así sucesivamente hasta que firmen todos los involucrados.
Una vez realizadas todas las firmas se enviara a todos los agentes firmantes el documento firmado completamente.
4.4 Estados de firma
En todo momento puede consultar el estado de la firma de su documento, dependiendo de la situación de la misma se distinguen varios estados:
Dentro de cada documento propio en proceso de firma encontrará una lista con el estado de cada firma.
Tan solo tiene que pulsar sobre "Firma en proceso" o ir a Opciones del documento y seleccionar "Ver Firmantes".
Esto le puede ser realmente útil en la firma vía Email ya que puede incluso enviar un correo recordando al firmante que aun no ha realizado su firma.
4.5 Envios
Al finalizar cada proceso de firma se envía el documento a todos los firmantes.
Pero puede reenviar este documento a quien desee a través de la app. Tan solo tiene que.:
-
Seleccionar el documento a reenviar, entrar en opciones y seleccionar Envíos.
-
La app le llevará a una lista donde puede ver los reenvíos anteriores.
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Pulse "+" para crear un nuevo reenvío. Aquí solo tiene que añadir destinatarios, que pueden externos "@" o ser agentes ya adscritos al proyecto "+".
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